انطلاق ملتقى تجارب وثائقية بمحافظة ظفار

انطلاق ملتقى تجارب وثائقية بمحافظة ظفار

انطلقت اليوم أعمال ملتقى “تجارب وثائقية” الذي تنظمه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وذلك بمقر المديرية العامة للتراث والسياحة بمحافظة ظفار، بمشاركة أكثر من 230 موظفا يمثلون 110 من الجهات الحكومية المختلفة ويستمر لثلاثة أيام. يهدف الملتقى إلى تبادل الخبرات والتجارب في مجال الوثائق والمحفوظات. رعى افتتاح أعمال الملتقى المهندس علي بن عيسى شماس الرئيس التنفيذي لشركة نماء لخدمات ظفار.

وقال سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: إن إدارة الوثائق من الجوانب المهمة في المؤسسات لمساهمتها في تنظيم وحفظ المعلومات واسترجاعها بفاعلية، موضحا أن الهيئة أولتها اهتماما بالغا من خلال إنشاء الدوائر والأقسام في مختلف الجهات المعنية لإدارة الوثائق وتعيين المختصين فيها.

 وأضاف الضوياني: إن الملتقى يأتي حرصا من الهيئة لتعزيز مبدأ الشراكة ونقل التجارب بين الجهات المعنية، والتعرف على آخر المستجدات في مجال الممارسات الأرشيفية، إلى جانب بناء وتطوير قدرات العاملين في المجال الوثائقي بمختلف وحدات الجهاز الإداري للدولة والشركات الحكومية والمؤسسات الخاصة.

من جانبه، أوضح أحمد بن سيف الكيومي، مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بالهيئة، أن الملتقى يُمثل امتدادًا لمسيرة عطاء متواصلة للهيئة، ويهدف إلى تكريس ثقافة الحوار البنّاء وتبادل الخبرات، مؤكدًا أن الملتقى محطة مهمة لاستخلاص الدروس وإعادة رسم خارطة التطوير بما يعزز حضور الهيئة كمرجع وطني موثوق في إدارة المعرفة المؤسسية.

ويناقش الملتقى على مدى أيامه الثلاثة، سلسلة من الجلسات المتنوعة التي ستتناول محاور أساسية في مجال الوثائق والمحفوظات، حيث سيتم استعراض عدد من التجارب الوطنية والأكاديمية وميدانية ستساهم في إثراء المعرفة الوثائقية وتبادل الخبرات.

وافتتح أعمال الملتقى بالجلسة الأولى التي جاءت بعنوان “المنظومات الإلكترونية والتحول الرقمي”، ضمت عروض عمل تناولت استخدام التقنيات والأنظمة الحديثة في إدارة الوثائق، واستعراض جائزة التميز في إدارة الوثائق والتحول الرقمي، إلى جانب تجربة إدارة الوثائق والمستندات في منصة “ثقة”، بما يعكس التحول نحو الأتمتة وتحسين الكفاءة المؤسسية.

اليوم الثاني

فيما سيناقش اليوم الثاني الجلسة الثانية، بعنوان “إعداد وتطبيق نظام إدارة الوثائق”، وتتضمن أربع عروض عمل تستعرض تجارب مؤسسية متنوعة في بناء وتطبيق أنظمة إدارة الوثائق، منها تجربة مجموعة “أسياد” في تفعيل مركز الحفظ المركزي، ودائرة الوثائق في إعداد دليل الإجراءات، إلى جانب عرض تناول إرساء نظام الوثائق الخصوصية، وأخرى ركزت على تطبيق الأنظمة بما يتماشى مع التشريعات الوطنية.

كما سيناقش الجلسة الثالثة تحت عنوان “تجارب أكاديمية”، وتشمل ورقتين تتناول البعد العلمي في إدارة الوثائق، حيث يناقش العرض الأول نظام إدارة الوثائق بالكليات الخاصة وإعداد معيار المهنة، بينما يستعرض الثاني تجربة قسم دراسات المعلومات في إدارة الأرشيف، ما أبرز أهمية التكامل بين الجانب الأكاديمي والتطبيقي.

اليوم الثالث

أما اليوم الثالث سيناقش ثلاث جلسات، ففي الجلسة الرابعة من برنامج أعمال الملتقى التي عنونت بـ “فرز الوثائق”، سيقدم فيها عرضان يسلطان الضوء على آليات ومشروعات الفرز، سواء من خلال استعراض عملية الفرز في بيئة العمل أو من خلال مشروع فرز الوثائق العامة، باعتبار الفرز خطوة محورية في دورة حياة الوثيقة.

فيما شملت الجلسة الخامسة، بعنوان “رقمنة الوثائق وأماكن حفظها”، أربعة عروض استعرضت جهود عدد من المؤسسات في ربط الحفظ الرقمي بالمادي، من بينها تجربة مطارات عُمان في إنشاء مركز إدارة الوثائق، وتجربة “نماء ظفار”، وملفات بلدية ظفار، إضافة إلى الحفظ الآمن لوثائق هيئة البيئة، وذلك في إطار توجه شامل نحو التحول الرقمي وضمان أمن المعلومات.

ويختتم جلسات الملتقى بالجلسة السادسة والأخيرة بعنوان “تجارب ميدانية”، التي ستضم عرضين؛ الأول يتناول تجربة المشاركة الوثائقية في المؤتمر الدولي الـ34 في جمهورية سلوفينيا، والثاني يستعرض مبادرات إدارة الوثائق في قطاع المياه، مؤكدً على أهمية التبادل الدولي والخبرات الميدانية في تعزيز الممارسات الوطنية.

وقد عكست هذه الجلسات تنوع التجارب وثراءها، وأسهمت في تعزيز الحوار الوثائقي بين مختلف الجهات والمؤسسات، مما يعزز من كفاءة العمل في هذا المجال الحيوي ويفتح آفاقًا جديدة للتطوير والتعاون المستقبلي.